Neue Compliance- Pflichten ab Juli 2023 nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Am 02. Juli 2023 ist das Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (Hin­SchG) in Kraft getre­ten. Ins­be­son­de­re wird dar­in der Schutz von Hin­weis­ge­bern vor Repres­sa­li­en, wie z.B. Kün­di­gun­gen oder ande­re Hand­lun­gen, die im Zusam­men­hang mit der Mel­dung einen Nach­teil für den Hin­weis­ge­ber dar­stel­len, gere­gelt. Aus dem Hin­SchG erge­ben sich aber auch unab­hän­gig von einem kon­kre­ten Anlass neue Anfor­de­run­gen an orga­ni­sa­to­ri­sche (com­pli­an­ce) Maß­nah­men für Unter­neh­men mit mehr als 50 Mit­ar­bei­tern, ins­be­son­de­re die Pflicht zur Ein­füh­rung eines siche­ren Hin­weis­ge­ber­sys­tems. Ver­stö­ße gegen das Hin­SchG stel­len Ord­nungs­wid­rig­kei­ten dar, die zu einer Geld­bu­ße bis zu EUR 50.000,– füh­ren kön­nen. Hier­zu gehö­ren die Nicht­er­rich­tung der inter­nen Mel­de­stel­le, Behin­de­rung einer Mel­dung und die Offen­le­gung von unrich­ti­gen Infor­ma­tio­nen.

• Bis zum 2. Juli 2023 müs­sen danach Unter­neh­men ab 250 Mit­ar­bei­tern und bis zum 17. Dezem­ber 2023 müs­sen Unter­neh­men ab 50 Mit­ar­bei­tern ein siche­res Hin­weis­ge­ber­sys­te­me ein­füh­ren (inter­ne oder exter­ne Mel­de­stel­le).
• Das Ver­fah­ren der Mel­dungs­ab­ga­be muss münd­lich oder schrift­lich und auf Wunsch auch per­sön­lich mög­lich sein.
• Dem Schutz des Hin­SchG unter­lie­gen Mel­dun­gen (i) über straf­be­wehr­te Ver­stö­ße (Straf­tat) über (ii) buß­geld­be­wehr­ten Ver­stö­ße (Ord­nungs­wid­rig­keit), soweit die ver­letz­te Vor­schrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesund­heit oder dem Schutz der Rech­te von Beschäf­tig­ten oder ihrer Ver­tre­tungs­or­ga­ne dient, (iii) über Ver­stö­ße gegen natio­na­le Rechts­vor­schrif­ten oder unmit­tel­bar gel­ten­des EU-Recht, soweit die­se spe­zi­fi­sche, im Hin­SchG auf­ge­führ­te Schutz­be­rei­che betref­fen (z.B. Rege­lun­gen zur Bekämp­fung von Geld­wä­sche und Ter­ro­ris­mus­fi­nan­zie­rung, zum Schutz der Ver­trau­lich­keit der Kom­mu­ni­ka­ti­on, zur Sicher­heit der Infor­ma­ti­ons­tech­nik oder zu steu­er­li­chen Pflich­ten).
• Die ein­zu­rich­ten­de Mel­de­stel­le muss (i) den Hin­weis­ge­bern inner­halb von 7 Tagen den Ein­gang der Mel­dung bestä­ti­gen und (ii) sie inner­halb von drei Mona­ten dar­über infor­mie­ren, wel­che Maß­nah­men in Fol­ge ergrif­fen wur­den (z.B. Ein­lei­tung inter­ner Unter­su­chung, Wei­ter­ga­be an eine zustän­di­ge Behör­de, etc.).
• Die Unter­neh­men müs­sen (i) die Iden­ti­tät der Hin­weis­ge­ber schüt­zen , (ii) DSGVO-Vor­ga­ben hin­sicht­lich per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten ein­hal­ten (iii) Infor­ma­tio­nen über zustän­di­ge Aufsichtsbehörde(n) bereit­hal­ten.